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Todo final de ano os condomínios devem se organizar para a previsão orçamentária que determina o valor da cota condominial do próximo ano. Este importante planejamento financeiro deve ser elaborado com cuidado pelos síndicos e administradoras dos condomínios.

A previsão orçamentária faz parte do planejamento das atividades financeiras com as quais o condomínio arcará durante o ano. Ela define o destino dos investimentos para fixar um valor na taxa condominial.

Estes valores são obtidos através do cálculo percentual das despesas em um período. Isso quer dizer que para fazer a previsão orçamentária é necessário conhecer o histórico de contas do condomínio, preferencialmente nos últimos 24 meses.

Para ajudar os síndicos a elaborarem este plano de previsão orçamentária, preparamos este artigo.

Levantamento dos dados financeiros do condomínio

Como já dito antes, a previsão orçamentária faz parte do planejamento de atividades financeiras do condomínio, mas para instituir os valores é preciso conhecer o histórico de gastos.

Para isso, os síndicos devem pedir a ajuda da empresa administradora para fazer o levantamento dos dados e elaborar o planejamento. Sua participação é de suma importância.

Para que a previsão orçamentária seja feita de maneira correta, é necessário analisar todos os gastos. Deve ser considerada a inflação, dissídio coletivo dos empregados do condomínio, férias e 13º salário, concessionárias e manutenções.

É recomendado dividir os gastos em dois grupos: estimativas em despesas fixas mensais e a arrecadação prevista. Em seguida, apresente o documento em forma de uma planilha eletrônica.

Divisão das contas e média mensal de despesa

Listamos alguns itens fundamentais que devem compor sua previsão orçamentária. Cada um deles deve ser uma linha na sua planilha, com o custo mensal discriminado mês a mês.

É importante definir o valor médio gasto com cada item. Assim você entenderá as oscilações dos gastos de cada mês.

Folha de pagamento

Este é o maior investimento mensal dos condomínios. Ela representa cerca de 50% a 70% de todas as despesas, levando em consideração o pagamento de férias, 13º salário e os encargos com os funcionários.

Ao fazer o levantamento dos valores investidos com a folha de pagamento, é possível verificar a quantidade de horas extras que os funcionários têm feito para readequar os recursos.

Vale lembrar que a portaria remota ajuda a reduzir custos no condomínio. Então talvez seja a hora estudar a possibilidade de implementar o recurso.

Contas de consumo

Neste índice, os gastos com energia das áreas comuns, água e gás entram na conta. Para diminuir o investimento com este item, alguns condomínios adotam a medição individual.

Nos condomínios que ainda não possuem a medição individualizada, uma saída é cobrar à parte e em forma de rateio. Isso ajuda a conscientizar os moradores e evita que os investimentos destinados a outros serviços tenham que ser realocados.

Manutenção

Os custos da manutenção e conservação das instalações e equipamentos também devem ser adicionados na elaboração da planilha de previsão orçamentária.

Desde os gastos mensais com a manutenção de portões, recursos eletrônicos de portaria, jardins e áreas comuns, até os sazonais como os laudos e a dedetização, todos devem ser lembrados.

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Materiais de consumo e despesas administrativas

Não se esqueça de listar os gastos com todos os materiais de uso diário do condomínio, como os sacos de lixo, produtos de limpeza, uniforme dos funcionários, etc.

Considere também os custos com pagamento do síndico (quando não houver isenção), assim como os honorários e custos da empresa que administra o condomínio.

Neste item você pode ainda citar os gastos com despesas operacionais que foram reembolsadas, gastos com correios, estacionamento, cartório e até mesmo o seguro da edificação.

Considere os reajustes do próximo ano

Em boa parte dos contratos assinados pelos condomínios, o índice de correção utilizado será o IGP-M. Para elaborar uma boa previsão orçamentária, é importante levar em consideração o vencimento dos contratos vigentes.

Quando o assunto é o salário dos funcionários, o reajuste parte de um acordo entre os sindicatos, e a definição de quando isso acontece varia de acordo com a região e a profissão, mas não é comum que a pedida seja muito maior do que a inflação.

Inadimplência

O terror dos síndicos: a inadimplência dos moradores é o problema mais comum nos condomínios brasileiros. Para organizar e elaborar a previsão orçamentária, as taxas de inadimplência devem ser consideradas.

Mais do que isso, é dever do síndico acompanhar este índice ao longo do ano para evitar o crescimento e, consequentemente, evitar que a previsão orçamentária tenha que ser reajustada, o que pode causar o transtorno dos moradores que mantêm suas contas em dia.

Gastos emergenciais

Quando se faz uma boa previsão orçamentária, o importante é ter posse de todos os dados e apresentar um documento que mostre números concretos para evitar que o condomínio passe por apertos em casos emergenciais.

Obviamente as contas devem fechar todos os meses, mas o ideal é deixar uma certa margem como “respiro” para eventuais problemas. Muitos contratempos podem acontecer nos condomínios, por isso a conciliação é de responsabilidade do síndico.

Seja um mês em que ocorreram atrasos nos pagamentos das cotas, ou um vazamento inesperado que gerou um gasto considerável, é fundamental que haja recurso em caixa para resolver estas questões que mesmo uma boa previsão orçamentária não poderia antecipar.

A previsão orçamentária é definida por voto

Para estabelecer a previsão orçamentária, ela deve ser aprovada na Assembleia Geral Ordinária, realizada anualmente nos condomínios.

No entanto, se o empreendimento estiver com desequilíbrio financeiro, o assunto pode ser tratado em uma assembleia extraordinária, convocada pelo síndico em qualquer época do ano. A previsão orçamentária só é definida com a maioria dos votos presentes.

Para apresentar estes dados, o síndico deve estar preparado e familiarizado com todo o material levantado nos passos anteriores. Apenas assim os moradores estarão seguros sobre como o dinheiro investido é necessário para o funcionamento do condomínio.

 

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