Assembleia de condomínio: como convocar e evitar conflitos

A assembleia de condomínio é um dos principais instrumentos de decisão coletiva em um prédio. Além disso ela define questões essenciais, como o orçamento anual, reformas nas áreas comuns, e outras mudanças importantes. Porém, quando mal conduzida, pode gerar conflitos, discussões acaloradas e até judicialização.

Neste artigo, a MultServis, especialista em administração de condomínios, explica como convocar uma assembleia eficaz e como evitar conflitos durante o processo.

Como convocar uma assembleia de condomínio?

Convocar uma assembleia de condomínio é um processo que exige atenção aos detalhes legais e operacionais. O síndico tem a responsabilidade de garantir que todos os condôminos sejam informados de maneira clara e dentro do prazo legal.

Passos para convocação de uma assembleia:

1. Defina a pauta: Determine os pontos que serão discutidos e resolvidos. A pauta deve ser clara e objetiva para evitar discussões desnecessárias.

2. Prazo de convocação: O Código Civil exige que a convocação seja realizada com antecedência mínima de 8 dias (Art. 1.350).

3. Forma de convocação: Envie o convite por escrito, seja via e-mail ou correio, com confirmação de recebimento. Isso garante que todos tenham acesso às informações necessárias.

4. Convite claro e objetivo: O convite deve detalhar a data, horário, local e pauta da assembleia, deixando claro quais são os itens que serão discutidos e decididos.

Quórum necessário para a assembleia

O quórum de assembleia varia de acordo com o tipo de decisão a ser tomada. Para assuntos gerais, o quórum simples (maioria dos presentes) costuma ser suficiente. No entanto, para decisões mais graves, como reformas de grande porte ou alteração da convenção, é necessário quórum qualificado (maioria absoluta).

Exemplo:

• Quórum simples (maioria dos presentes): Discussões cotidianas, como a aprovação do orçamento anual.

• Quórum qualificado (maioria absoluta): Alterações na convenção condominial ou obras que envolvem mudanças significativas nas áreas comuns.

Como evitar conflitos durante a assembleia?

As assembleias podem se tornar campos de tensão, especialmente quando as decisões envolvem questões polêmicas, como aumento de taxas ou mudanças na administração. Portanto, para garantir a eficiência, o síndico deve ser firme e objetivo na condução da reunião. No entanto, é essencial que ele também seja flexível e esteja aberto ao diálogo com os moradores.

Dicas para evitar conflitos:

1. Comunique-se com antecedência: Envie a pauta com antecedência e peça para que os condôminos encaminhem sugestões ou pontos que gostariam de discutir. Isso ajuda a evitar surpresas na hora da assembleia.

2. Mantenha a objetividade: Evite que a reunião se desvie para discussões pessoais ou irrelevantes. O síndico deve conduzir a assembleia de forma focada e eficiente, sem permitir que a reunião se prolongue sem necessidade.

3. Crie um ambiente de respeito: O síndico deve garantir que todos os condôminos tenham a chance de se expressar, mas também deve estabelecer limites de tempo para falas individuais, evitando que uma única pessoa monopolize a reunião.

4. Mediar as discussões: Quando as discussões ficarem acaloradas, o síndico pode intervir como mediador para ajudar a restabelecer a ordem e garantir que todos os pontos sejam discutidos de forma civilizada.

5. Registre tudo: Ata da assembleia deve ser feita e registrada corretamente, incluindo as decisões e votos. Isso garante transparência e segurança jurídica.

Como lidar com a falta de quórum?

Caso o quórum mínimo não seja atingido, a assembleia pode ser remarcada ou realizada com os presentes na segunda convocação, com qualquer número de participantes. No entanto, a falta de quórum também pode resultar em atrasos na execução de decisões importantes.

Por isso, é fundamental que o síndico comunique claramente os motivos da assembleia e sua importância para os moradores, incentivando uma maior participação.

Benefícios de uma assembleia bem conduzida

Quando realizada de forma correta, a assembleia de condomínio oferece diversos benefícios para a gestão do imóvel:

• Maior engajamento dos moradores: Ao participar da tomada de decisões, os condôminos se sentem mais comprometidos com o bem-estar do condomínio.

• Redução de conflitos: A comunicação clara e a gestão adequada evitam que os pontos discutidos se tornem motivos de disputa.

• Gestão mais eficiente: Uma assembleia bem conduzida resulta em decisões mais estruturadas e menos problemáticas, facilitando a administração do condomínio.

Conclusão

Convocar e conduzir uma assembleia de condomínio de maneira eficiente exige conhecimento, organização e uma boa comunicação. Portanto síndicos bem preparados conseguem evitar conflitos, garantir que todos os condôminos participem e tomar decisões que beneficiem o condomínio como um todo.

A MultServis oferece consultoria completa na gestão condominial, auxiliando síndicos a conduzir assembleias de forma eficaz e a garantir a harmonia entre os moradores.

Entre em contato com a MultServis e descubra como podemos transformar a gestão do seu condomínio! Clique aqui ou no botão ao lado esquerdo do site e converse agora com um consultor pelo WhatsApp.

Leia também: Uso irregular da vaga de garagem: o que fazer?